出席型のバーチャル株主総会とは?メリットや失敗しないための注意点を解説

出席型のバーチャル株主総会とは、オンライン経由で議決権を行使できるバーチャル株主総会の1つです。イメージとしては「Zoomを用いたオンライン会議」のようなものです

株主総会の開催日に、指定したURLにアクセスすれば、株主はリアルタイムで開催される株主総会に参加することができます。オンライン会議と同様、経営者に対して質問することもできます。システムを利用すれば、自分の意見を投票(議決権を行使)することもできます。

スマホとインターネット環境さえあれば参加することができるため、コロナのクラスター対策に打ってつけと言えるのが、出席型のバーチャル株主総会なのです。

本記事では「出席型のバーチャル株主総会とは何か?」という疑問にお答えします。
取り上げる内容は以下の通りです。

・出席型のバーチャル株主総会とは何か?
・参加型との違い
・出席型を開催するメリット
・出席型を開催した企業の実例
・出席型を開催する際の注意点

導入するべきか判断したいという方は、本記事をチェックしてみてください。

執筆Sharely編集部

Sharelyはバーチャル株主総会を滞りなく実現させるクラウドサービスです。バーチャル株主総会を検討している企業様に「バーチャル株主総会について正しく理解していただき安心して実施していただく」ことを目的に執筆しています。/ 運営元:コインチェック株式会社

出席型のバーチャル株主総会とは?

株主総会

「出席型のバーチャル株主総会とは何か?」について詳しくご説明します。

出席型バーチャル株主総会とは議決権を行使できるオンライン株主総会のこと

出席型のバーチャル株主総会とは、議決権を行使できるオンライン株主総会のことをいいます。

一言でいえば「Zoomで開催するオンライン会議」のようなイメージです。

Zoomを用いたオンライン会議では、会議の開催日時を先方に伝えるほか、開催するためのURLの発行も行います。互いに指定日時にアクセスすれば、リアルタイムで顔を見ながら会議できるのは、皆さんもご存じの通りです。出席型のバーチャル株主総会はそれと似ています。

企業側は、株主を集める招集通知で、株主総会の開催日時ほか、バーチャル株主総会を開催する予定のWebページや株主固有のID・パスワード等を連絡します。

一方、株主は指定日時に、WebページにアクセスしてID・パスワード等の個人認証を行って入室します。開催時刻になれば、株主総会が開催されます

パソコンやスマホの画面越しに、ライブ配信される決算報告を聞いたり、Zoomのオンライン会議のような使い勝手で、経営者に質問をしたり、投票をしたりすることができます。

この「オンライン出席者と経営者との間でインタラクティブなやりとりが発生する」という点が、出席型のバーチャル株主総会の最大の特徴です。

簡単にいえば、オンライン参加者が質問をしたり、投票をしたりといった具合に「議決権」を行使できるのが、出席型のバーチャル株主総会なのです。

なお、出席型のバーチャル株主総会は、一般的に「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」と呼ばれています。

「ハイブリッド」という名称の通り、リアル株主総会を開催しつつ、その様子をオンラインで配信するのが大前提となります。我が国の会社法上、「株主総会の場所を必ずどこかに設ける」というのが前提になるため、その点は外せないということを覚えておきましょう。

出典:経済産業省経済産業政策局企業会計室「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイドについて」

「出席型」と「参加型」それぞれのバーチャル株主総会の違い

日本で開催できる合法なバーチャル株主総会は「出席型」と「参加型」です

出席型は、オンライン参加者が議決権を行使できるバーチャル株主総会である一方、参加型は、リアル株主総会の様子を視聴するにとどまるのが最大の違いです。

それぞれの違いについて、くわしく解説します。
大きな違いとしては以下の2点です。

・議決権を行使できるか否か
・運営者の負担の大きさ

1つずつ解説しますね。

議決権を行使できるか否か

両者の最大の違いは「議決権を行使できるかどうか」です。

出席型の場合、オンラインで参加している株主は、会場に足を運んでいる株主と同等の権限をもちます。そのため、リアルタイムで質問したり投票したりといったことが可能になります。

端的にいえば「議決権を行使できるバーチャル株主総会=出席型」というわけです。

一方、参加型のバーチャル株主総会は、議決権を行使する(自分の意見を投票する)ことができません。株主総会の様子を、リアルタイムで視聴するにとどまります(質疑応答のみ可とするケースはあります)

参加型の場合、会場に出席している株主との間には、議決権における格差が構造的に生まれてしまうのです。

そのため、あらかじめ「議決権行使書の郵送」もしくは「インターネット投票の案内」を行って、不平等にならないように相応の機会を設ける必要があります。

運営者の負担の大きさ

2つ目の違いは「運営者の負担の大きさ」です。
通常のリアル株主総会の準備に加えて、「プラスオンでやるべきこと」を一覧でまとめてみました。
以下の表をご覧ください。

【出席型と参加型:やるべきことの違い】

バーチャル株主総会

上記の表を見れば、一目瞭然です。
負担の大きさについては、「出席型>参加型」になるということを理解しておきましょう。

【バーチャル株主総会についてさらに詳しく知りたい方は以下をチェック!】

出席型のバーチャル株主総会を開催するメリット

株主総会

前項を通じて、「出席型と参加型の違い」について理解できたのではないかと思います。

本章では、準備や当日の負荷が大きいことをお伝えしましたが、出席型のバーチャル株主総会には、そのようなデメリットを凌駕しうる「素晴らしいメリット」もあります。

というわけで、出席型のバーチャル株主総会ならではのメリットについても解説したいと思います。
ポイントは以下の3点です。

・オンライン参加者の納得度や満足度が高まる
・企業のイメージアップにつながる
・質疑応答が活発になり、建設的な意見交換ができるようになる

1つずつ、解説していきます。

オンライン参加者の納得度や満足度が高まる

なんといっても最大のメリットは「オンライン参加者の満足度の向上」です。

出席型の場合、参加型のバーチャル株主総会とは異なり、オンライン参加者との「インタラクティブなやりとり」が発生します。より具体的にいえば、質問や投票をしたりといった具体的なアクションが、リアルタイムで反映されます。

そのため、「自分の意見をしっかりと受け止めてくれる」「会場に出向けない株主のこともおもんぱかった対応ができる会社だ」といったポジティブな評価が得られます。

会場参加はできないけれど、オンラインを通じて「株主総会に参加したい」という熱い想いを抱く株主の「納得度」や「満足度」を高めたいならば、出席型のバーチャル株主総会を開催しましょう。

企業のイメージアップにつながる

コロナ禍において出席型のバーチャル株主総会を開催することは、企業イメージの向上にもつながります。なぜなら、出席型のバーチャル株主総会は、「コロナ感染」や「クラスター発生」を回避する最善策だからです。

「株主とのコミュニケーションをしっかりと尊重しつつ、感染対策も実施する」という点で、企業に対する株主からのイメージが向上するはずです。

繰り返しになりますが、出席型の場合、議決権行使における権限は、リアル会場に参加している株主と等しいです。

そのため、株主とのコミュニケーションを今までと遜色なく実現するには、出席型のバーチャル株主総会を開催するのがベストです。

企業のブランドイメージを向上したいという場合や、株主とのロイヤリティを強固にしたいという場合には、出席型のバーチャル株主総会を開催しましょう。

議論や質疑応答が活発になり、建設的な意見交換ができるようになる

出席型のバーチャル株主総会の場合、リアル会場に出席している株主だけでなくオンライン参加者も加わることになります。そのため、コロナ禍であっても、株主総会の出席者を増やすことができます。

普段、海外や遠方にいて、なかなか株主総会に参加できないような人も、オンラインを通じて参加することもあるでしょう。

その結果、議論や質疑応答が活発になり、より建設的な話し合いに発展します
株主総会では、決算報告をするだけでなく、事業計画など「会社の未来をどうするべきか」についても話合われる場ですから、経営者にとっても大いにプラスになるはずです。

サイボウズは出席型ではなく参加型での開催でしたが、バーチャル株主総会の当日に株主からの質問を受け付けるようにしました。

その結果、会場からの質問は3つでしたが、オンライン経由の質問は26件も寄せられました。

リアル会場とオンラインでは、質問のしやすさに大きな違いがあり、より質疑応答が活発になっている証拠といえますね

「建設的で濃い意見交換をしたい」「会社をよりよくしていきたい」と考える方は、出席型のバーチャル株主総会を開催しましょう。

出席型バーチャル株主総会の実施企業

株主総会

バーチャル株主総会(出席型)のメリットや及第点について理解が深まったところで、「バーチャル株主総会を開催した企業の実例を知っておきたい」という方も少なくないと思います。

バーチャル株主総会を実施した会社はたくさんあります。挙げられるだけでも以下の通りです。

オールアバウト/オリコン/ミンカブ・ジ・インフォノイド/プロパティエージェント/エイジア/ソフトバンクグループ/Zホールディングス

2020年6月だけでも、120社以上の会社がバーチャル株主総会を実施したということですから、その注目度合いがうかがい知れます。

そこで本章では、出席型のバーチャル株主総会を実施した企業を3社ご紹介したいと思います。
「他社がどのような取り組みをおこなったのか参考にしたい」という方は、是非チェックしてみてください!

株式会社アドウェイズ

バーチャル株主総会

出典:株式会社アドウェイズ

株式会社アドウェイズは、東証マザーズで上場している会社です。Web広告を手がけています。
この会社は今年(2020年)、出席型のバーチャル株主総会を開催しました。

今までは、300人規模のリアル株主総会を開催いましたが、コロナ感染を避けつつ、株主とのコミュニケーションを重視した株主総会を開催するには「出席型のバーチャル株主総会がベストだ」と判断したそうです。

同社の代表である岡村陽久氏は、PRTIMESのインタビューで以下のように述べています。

出席型のバーチャル株主総会はハードルが高い。そのことは理解していました。しかし、株主の皆様とのコミュニケーションを従来通り尊重するためには、“出席型”を選択する以外方法がなかったのです。もちろん初の試みなので、多少のリスクはあるかもしれません。ただアドウェイズはインターネット事業に携わる企業であり、それくらいのリスクは背負って解決して行こうと。そういう方針の元ではじめました。

出典:新時代の株主総会の形とは?「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」開催の舞台裏

バーチャル株主総会専用の運用サービスは用いず、イチから組み立てたため、相当の苦労があったようです。本番の2週間前からは、毎日のようにリハーサルや会議が発生したほか、部署の垣根を超えた協力要請もしながら、なんとか当日を迎えたようです。

株主一人ひとりの質問を集音するための手法など、技術的な問題にもぶち当たりましたが、リハーサルを重ねて当日に挑んだ結果、問題なくスムーズに進行できたようです。質問への応答やリアルタイムでの議決権行使もできたとのことです。

バーチャル株主総会

アステリア株式会社

バーチャル株主総会

出典:アステリア株式会社「新型コロナ感染予防対策として公共交通機関の利用や3密を避けるための「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」を開催」

アステリア株式会社は、ソフトウェアを開発する会社です。同社では、2020年6月に出席型のバーチャル株主総会を開催しました。

この会社では、ブロックチェーン技術を用いた「議決権行使システム」を、バーチャル株主総会に活用しました。このシステムを利用する株主は、特別なアプリを導入する必要は一切ありません。スマホやパソコン等のデバイスとインターネット通信さえあれば、自由に質問や投票ができます。

また、ブロックチェーン技術が用いられているため、投票の改ざんを防ぐこともできました。

「透明性の高い株主総会」を開催できたため、企業のイメージアップにもつながったはずです。同社の取り組みは、バーチャル株主総会の成功事例といえるでしょう。

バーチャル株主総会

株式会社ガイアックス

バーチャル株主総会

出典:株式会社ガイアックス「日本初、議長をはじめ取締役・執行役がオンラインで参加する「出席型」オンライン株主総会を開催! 〜コロナウィルス感染の早期沈静化、経済活動継続に向けて〜」

株式会社ガイアックスは、SNSコンサルティングやマーケティング支援などを行う会社です。
同社では、出席型のバーチャル株主総会を開催しました。

良かった点は、議長ほか取締役も執行役もほぼすべてのメンバーがオンライン参加できた点です

同社では、会場運営のスタッフを最大限絞り込み、たったの3名で回しました。
現場スタッフは、マイク回しの担当者が2名と、受付1名だけだったので、徹底的にコロナ感染のリスクを排除できました。

「コロナのクラスターを徹底的に予防できた」という点で、出席型バーチャル株主総会の成功例といえるでしょう。

バーチャル株主総会

【バーチャル株主総会を開催した企業の実例について詳しく知りたい方は、以下の記事もチェック!】

出席型バーチャル株主総会で失敗しないために押さえるべき7つの注意点!

株主総会

ここまでの記事を通して「出席型のバーチャル株主総会を開催してみたい」という気持ちが高まった方も少なくないのではと思います。

そこで本章では、バーチャル株主総会(出席型)を失敗なく開催するうえで、注意するべきポイントを解説します。ポイントは全部で7つあります。

・バーチャル株主総会の開催をサポートするWebサービスを選定する
・当日の株主総会を撮影・配信するための機材を揃える
・動画配信を行うWebページのID・パスワード等を記載した招集通知を作成する
・出席に際しては「本人確認」を行えるようにする
・株主からの「質問」の受け方について、あらかじめ決めておく
・サイバー攻撃を想定したセキュリティ対策を実施する
・安定したインターネット環境を構築する

1つずつ、チェックしますね。

バーチャル株主総会の開催をサポートするWebサービスを選定する

恐らく、ほとんどの会社において、バーチャル株主総会は前例のない取り組みだと思います。

そのため、いきなりバーチャル株主総会を開催したいと思っても「何から準備を始めたらいいのかわからない」というのが本音ではないでしょうか。

もしあなたが、バーチャル株主総会が未経験であるのならば、開催をサポートするWebサービスや専用システムを導入することをおすすめします

支援サービスは当日の進行や株主とのコミュニケーションを想定した設計になっているため、負担なくスムーズにバーチャル株主総会を開催できます。

サービスを選定する際には「サポート体制」をチェックしてください。
とりわけ、当日の運営や、シナリオの作成、シナリオに沿った業務設計などをまるっと任せられる業者を選ぶのが大切です。

加えて「経済産業省の実務ガイドラインに沿った運用ができるか?」についても、確認するようにしましょう。そうすれば、大きなトラブルなく、バーチャル株主総会を開催できるはずです。

ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド(経済産業省)

当日の株主総会を撮影・配信するための機材を揃える

運用サービスを導入すれば、業者が機材を貸してくれる場合があります。
しかし、そうでないときには、以下の必要機材を揃えてください。

必要なもの

・撮影機材(ビデオカメラ、マイク、スピーカーなど)

・リアルタイムで配信するためのインターネット環境(光回線もしくはWifi環境)

・株主だけが閲覧できるクローズドな配信システム/アプリケーション

・議決権行使や質疑応答、投票を実現するシステム/アプリケーション

動画配信を行うWebページのID・パスワード等を記載した招集通知を作成する

皆さまもご存じの通り、株主総会を開催する際には「招集通知」を発行する必要があります。
書面には、開催する日時や住所等を記載しますが、バーチャル株主総会を開催する場合には、以下の項目を記載するとよいでしょう。

【招集通知に記載する主な事項】

・リアル株主総会の開催場所
・出席型のバーチャル株主総会であること
・動画配信を予定しているURL
・動画配信ページにアクセスするための手順
・動画配信ページにアクセスするためのID・パスワード等
・オンライン上で議決権を行使するための具体的な方法
・通信障害のリスクと対応策(通信の不具合などにより、議決権を行使できなかった場合の対応策)
・推奨されるアクセス環境(通信速度、OS、アプリケーション、Wifi経由の接続を推奨するなど)

出席に際しては「本人確認」を行えるようにする

出席型のバーチャル株主総会を開催する場合には、株主ごとに固有のIDとパスワード等で認証するようにしましょう。この方法は、経済産業省の実務ガイドラインで推奨されています。以下、抜粋です。

バーチャル出席株主の本人確認にあたっては、事前に株主に送付する議決権行使書面等 に、株主毎に固有のIDとパスワード等を記載して送付し、株主がインターネット等の手段 でログインする際に、当該IDとパスワード等を用いたログインを求める方法を採用するのが妥当と考えられる。

出典:ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド(経済産業省)

株主からの「質問」の受け方について、あらかじめ決めておく

「株主からの質問の受け方」を決めておくと当日スムーズです。
経済産業省の実務ガイドラインでは、以下の対応を挙げています。

【質問の受け方に関する取り決め例】

・投稿できる質問の回数の上限を設定する
・文字数の上限を設定する
・送信期限を設定する
・個人情報が含まれている場合は取り上げない
・個人的な攻撃につながるなどの不適切な投稿は取り上げない

これらは、事前に送付する招集通知やWebサイト上であらかじめ提示しておくとベストです

加えて経済産業省では、回答できなかった質問は、後日、公開するなどのフォローを行うことも推奨しています。

株主との良好な関係づくりのためにも、質問に対しては丁寧なフォローを心がけましょう。

サイバー攻撃を想定したセキュリティ対策を実施する

バーチャル株主総会を開催している間に、サイバー攻撃に遭う危険性もゼロではありません。そのため、経済産業省は、経済的な負担がない範囲内で「サイバーセキュリティ対策」を行うことを推奨しています。

最低でも、株主ごとに個別のID・パスワードによる認証で動画配信ページにアクセスできる状態にしましょう

加えて、セキュリティに詳しい担当者や業者に相談して、できる範囲でセキュリティ対策を講じましょう。

安定したインターネット環境を構築する

動画を配信する場合、光回線もしくはWifi環境からアクセスするのがベストです。
そうすれば、通信が乱れたり、音声が途切れたりするといったリスクを最小限に抑えることができます。

事前にリハーサルして「通信状態に問題がないか」「滞りなく投票したり質疑応答したりすることができるか」を確認するのもよいと思います。株主総会当日を安心して迎えることができはずです。

また、通信に不具合が生じた場合の対策も決めておくとよいでしょう。
トラブル発生時のマニュアルを用意しておくほか、IT関係に詳しいスタッフや外部業者を当日同席させるのもよい方法だと思います。

初めてのバーチャル株主総会はSharely(シェアリー)にお任せください

sharely

バーチャル株主総会について、正しい知識を身に着けても、いざ本番となると「うまくできる自信がない」という方も少なくないのではと思います。

そういった方には、バーチャル株主総会を強力にサポートするクラウドサービス「Sharely(シェアリー)」がオススメです。

Sharelyの特徴は以下の通りです。

1.参加型・出席型いずれも対応
議決権行使や質問を行うことができる
2.シナリオ作成+αが可能
シナリオの作成やご提案ほか、シナリオに合わせた業務設計ができる
3.既存の提携業者は変更なしでOK 招集通知の印刷業者や証券代行業者などの変更は一切不要
4.経済産業省の実務ガイドラインに準拠
適切なバーチャル株主総会を開催することができる

少しでも気になる方は、以下よりお問い合わせください。
お力になれる自信があります。

まとめ

株主総会

いかがでしたか。
出席型のバーチャル株主総会について、理解が深まったのではないでしょうか。
すぐにでも、バーチャル株主総会を開催するための準備に取り掛かれるようになったはずです。
これまでの記事の内容について、最後にまとめます。

■バーチャル株主総会(出席型)とは?
・バーチャル株主総会(出席型)は議決権を行使できるオンライン株主総会のこと
・「参加型のバーチャル株主総会」との違い
-株主総会を開催中、議決権を行使できるのが出席型、できないのが参加型
-運営の負担が大きいのが出席型、比較的少ないのが参加型
-やるべきことの違いは以下の通り

■バーチャル株主総会(出席型)を開催するメリット
・オンライン参加者の納得度や満足度が高まる
・企業のイメージアップにつながる
・質疑応答が活発になり、建設的な意見交換ができるようになる

■バーチャル株主総会(出席型)の実施企業
・株式会社アドウェイズ
・アステリア株式会社
・株式会社ガイアックス など

■バーチャル株主総会(出席型)で失敗しないために押さえるべき注意点は7つある!
・バーチャル株主総会の開催をサポートするWebサービスを選定する
・当日の株主総会を撮影・配信するための機材を揃える
・動画配信を行うWebページのID・パスワード等を記載した招集通知を作成する
・出席に際しては「本人確認」を行えるようにする
・株主からの「質問」の受け方について、あらかじめ決めておく
・サイバー攻撃を想定したセキュリティ対策を実施する
・安定したインターネット環境を構築する

この記事が「出席型のバーチャル株主総会とは何か?」について知りたい方の参考になりましたら幸いです。